Astara tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja tietosuojakyselyt
Astara Auto Finland Oy

Y-tunnus: 2836801-8

Osoite: Vaisalantie 2-8, 02130 Espoo

Tietosuojaan liittyvät kyselyt: privacy.fi@astara.com

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja kerätään, käsitellään ja käytetään Astaran toimesta asiakkaiden asiakassuhteen hoitamista, palvelujen toimittamista, palveluiden ylläpitämistä, palveluita koskevaa personoitua asiakaspalvelua ja kohdennettua asiakasviestintää, palveluiden käytön seurantaa, markkinointia ja sen kohdentamista asiakkaille sekä potentiaalisille asiakkaille, etämyyntiä sekä asiakasyhteydenottoja, riskienhallintaa ja väärinkäytösten estämistä, kiinteistöjen ja omaisuuden sekä henkilöiden turvallisuuden suojaamista varten. Lisäksi tietoja voidaan käyttää tilastollisiin ja Astaran palvelujen kehittämistarkoituksiin.

Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on näihin liittyvä asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys. Sopimussuhteen osalta henkilötietojen käsittely perustuu myös lakisääteisiin velvoitteisiin.

3. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja tietolähteet

Henkilötietoryhmiä ovat yhteystiedot, henkilötunnus, ajoneuvon tiedot, asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, asiakastapahtumatiedot, taustatiedot ja käyttäytymistiedot, tekniset tunnistamistiedot, rekisteröidyn antamat suostumukset.

Rekisterin säännönmukaisena tietolähteenä ovat asiakkailta ja potentiaalisilta asiakkailta itseltään kerättävät tiedot. Tietoja kerätään asiakkailta asioinnin yhteydessä sekä asiakassuhteen kestäessä. Edellä mainittuja tietoja voidaan kerätä Astaran internetsivustojen välityksellä sekä sähköisessä tai ei-sähköisessä muodossa olevilla lomakkeilla, puhelimitse ja tekstiviestein. Henkilötietojen päivittämiseen voidaan käyttää myös väestörekisteriä ja julkisia lähteitä.

Puheluita ja chat-keskusteluja voidaan myös nauhoittaa ja tallentaa toimeksiantojen vahvistamiseksi tai dokumentaatio-, laaduntarkkailu- ja kehitystarkoituksiin.

4. Henkilötietojen säilyttäminen

Astara säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään, tai ellei yhtiö tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi.

Tietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötietoryhmittäin sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus. Astara voi lainsäädännön edellytysten mukaisesti käyttää rekisteröidyn henkilötietoja markkinointiin asiakassuhteen päätyttyä, tai jos rekisteröity on antanut yhteystietonsa omaehtoisesti jotain muuta kautta.

Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan ja tarpeellinen aika asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen.

Kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan tai muutetaan sellaiseen muotoon, ettei henkilö ole niistä suoraan eikä epäsuorasti tunnistettavissa.

5. Tietojen luovuttaminen

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille Euroopan Unionin alueella sijaitseville tahoille kuten esimerkiksi Astaran yhteistyökumppaneille, asiakkaan mahdollisesti tilaamia palveluja tuottaville yhtiöille sekä viranomaisille tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tietoja voidaan luovuttaa tavaroiden ja palveluiden toimittamista varten tai Astaran ja asiakkaan välisen sopimuksen toteuttamiseksi sekä markkinointiin ja etämyyntiin tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Henkilötietoja ei luovuteta ilman asianosaisen nimenomaista suostumusta kolmansille osapuolille muutoin kuin edellä mainitussa tarkoituksessa, ellei lainsäädännöstä muuta johdu.

Tilastollisia palvelun käyttötietoja ja asiakastietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille sellaisessa muodossa, jossa niistä ei voida tunnistaa palvelun yksittäisiä käyttäjiä taikka käyttäjien henkilökohtaisia käyttötietoja, asiakastietoja tai henkilötietoja.

6. Tietojen siirto EU:n/ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU:n/ETA:n ulkopuolelle.

Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, Astara huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.

7. Tiedonsuojauksen periaatteet

Rekisteri on suojattu käyttäen asianmukaisia teknisiä suojauksia tietomurtoja vastaan. Rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu.

8. Tarkastus- ja kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeuksia Astaran hallussa oleviin henkilötietoihin liittyen:

Oikeus pyytää pääsyä henkilötietoihisi ja niiden tarkastaminen

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

Oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin

Jos tiedot ovat virheellisiä tai puutteellisia, rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen korjaamista, ellei lainsäädäntö sitä rajoita.

Oikeus pyytää tietojen poistamista

Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista.

Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä,Astara rajoittaa tietoihin pääsyä.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä oikeutetun etumme perusteella

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten.

Oikeus tietojen siirrettävyyteen

Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

Oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt lähetetään sähköpostitse osoitteeseen privacy.fi@astara.com.

Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä.

Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle. Astara voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen velvoitteen tai yhtiön lakisääteisen oikeuden johdosta, kuten esimerkiksi palveluihin liittyvä velvoite, riita-asia tai vaade.

Sähköistä suoramarkkinointia koskevan suostumuksen voi peruuttaa tai antaa suoramarkkinointia koskevan kiellon ottamalla yhteyttä privacy.fi@astara.com. Lisäksi rekisteröity voi poistua Astaran sähköisen suoramarkkinoinnin listalta, milloin tahansa klikkaamalla viestin peruutuslinkkiä.

9. Valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti.

Evästeet

Kävijän tietokoneelle voidaan ajoittain siirtää ns. evästeitä (”cookies”). Evästeillä voidaan kerätä tietoja esimerkiksi miltä sivulta kävijä on siirtynyt osoitteeseen, mitä www-sivujamme selataan ja milloin, mitä selainta käytetään, mikä on näytön resoluutio ja käyttöjärjestelmä, sekä mikä on tietokoneen IP -osoite eli mistä Internet -osoitteesta lähetetyt tiedot tulevat ja minne ne vastaanotetaan.

Evästetietojen avulla palvelun kävijämääriä voidaan seurata Astaran ja sen yhteistyökumppaneiden toimesta sekä analysoida ja kehittää kävijöitä paremmin palvelevaksi. Lisäksi Astaran yhteistyökumppanit saattavat käyttää mainonnan kohdentamiseksi evästeitä, joilla kerätään tietoa kävijän vierailuista tällä ja muilla sivustoilla. Evästeiden avulla kerättyä tietoa käytetään kävijän kiinnostusten kohteiden perusteella kohdennetun mainonnan tuottamiseen. Evästeiden avulla tehdyssä mainonnan kohdentamisessa kävijää ei yksilöidä eikä tietoja yhdistetä kävijältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin henkilötietoihin.

Kävijällä on mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia siten, että selain ei salli evästeiden tallentamista. Kävijä hyväksyy, että joidenkin palveluiden osalta evästeiden käytön estäminen saattaa kuitenkin vaikuttaa palvelun toiminnallisuuteen.