Online Recruitment Tool

Geachte kandidaat, bedankt voor uw interesse in Kia.

De bescherming van uw persoonsgegevens is belangrijk voor ons. In deze Privacy Kennisgeving leggen wij conform onze verplichtingen onder de “Algemene Verordening Gegevensbescherming” (Verordening 2016/679 van 27 april 2016 – “AVG”) uit hoe wij uw persoonsgegevens verwerken in het kader van een sollicitatieprocedure bij Kia. Gelieve deze kennisgeving grondig te lezen. Door het indienen van uw sollicitatie bevestigt u kennis te hebben genomen van deze kennisgeving. Indien u vragen of opmerkingen heeft, kan u ons steeds contacteren.

1. Wat is een verwerking van persoonsgegevens?

“Persoonsgegevens” zijn alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Een “verwerking” is een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedures. Het kan bijvoorbeeld gaan om het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorsturen, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van persoonsgegevens.

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van het sollicitatieproces is Kia Belgium NV, met maatschappelijke zetel te 1140 Evere, Kolonel Bourgstraat 109, RPR Brussel, met KBO nummer 0477.443.106 (hierna “Kia”).

De functionaris voor gegevensbescherming (“DPO”) van Kia kan worden bereikt op privacy@kia.be.

3. Voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgrond worden uw persoonsgegevens verwerkt?

Uw persoonsgegevens worden verwerkt voor volgende doeleinden: registratie van uw sollicitatie, beoordeling van uw sollicitatie, het doorlopen van de selectieprocedure en de opvolging daarvan, inclusief rapportering aan ons moederhuis (Kia Europe GmbH) dat instaat voor HR administratie op groepsniveau en, waar nodig voor de functie, overleg omtrent uw sollicitatie met Kia Europe GmbH. De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Kia om u te beoordelen in het kader van de selectieprocedure en om u desgevallend een aanbod van tewerkstelling te doen.

In geval van aanwerving, gebruiken wij uw persoonsgegevens ook om alle nodige maatregelen te treffen ter voorbereiding van het afsluiten van een arbeidsovereenkomst.  Ook in dergelijk geval is de verwerking noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Kia om de tewerkstelling voor te bereiden en kan zij tevens gebaseerd zij op de noodzaak om te voldoen aan uw vragen om bepaalde acties te ondernemen vóór de sluiting van de overeenkomst.

In geval van niet-aanwerving, kunnen wij uw persoonsgegevens mits uw toestemming nog bewaren gedurende een bepaalde tijd (zie punt 7) om u in de toekomst eventueel nog te contacteren voor andere jobs bij Kia die u zouden kunnen interesseren en om, indien u later voor andere jobs zou solliciteren bij Kia, te beschikken over informatie uit eerdere selectieprocedures.

4. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

In het kader van het sollicitatieproces hebben de HR verantwoordelijken en het management van Kia toegang tot uw persoonsgegevens, enkel en alleen voor de in deze kennisgeving vermelde doelstellingen. Afhankelijk van de betrokken functie waarvoor u solliciteert, kunnen nog andere werknemers van Kia betrokken worden bij de beoordeling van uw kandidatuur. Het management en de HR verantwoordelijken van Kia Europe GmbH krijgen ook kennis van de gegevens voor dezelfde doelstellingen.

In het kader van sollicitaties kunnen wij mogelijk een beroep doen op derde partijen die beschikken over de nodige expertise om ons te helpen bij de beoordeling van uw kandidatuur, doch louter voor de doelstellingen van huidige kennisgeving.

Voor de online sollicitatieprocedure maken we gebruik van het platform en de software van de recruitment dienstverlener HireHive (Assembly Point Limited), die de gegevens namens ons opslaat en verwerkt.
Wij geven uw gegevens niet door aan andere derden, tenzij indien wij daardoor wettelijk verplicht zouden zijn.

5. Welke categorieën van persoonsgegevens verwerken wij?

In het kader van de sollicitatieprocedure verwerkt Kia alle gegevens die u invult in het (online) sollicitatieformulier. Het gaat daarbij om uw persoonlijke identificatiegegevens zoals uw naam en voornaam, adres, e-mailadres, telefoon (inclusief GSM), evenals informatie omtrent uw huidige werkgever en functie, een kopie van uw motivatiebrief en van uw CV en de bevestiging of u al dan niet over een geldig rijbewijs beschikt.

In het kader van het sollicitatieproces verwerven we daarnaast, bijvoorbeeld via uw CV, en verwerken we ook:

• persoonlijke kenmerken zoals leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit;
• gegevens omtrent uw professionele ervaring (inclusief eventueel m.b.t. referenties waarvan u ons heeft gezegd dat wij deze mogen contacteren, en van deze referenties ontvangen informatie) en opleiding (diploma’s, studieresultaten, gevolgde opleidingen, …), evenals taalkennis;
• gegevens omtrent uw leefgewoonten, vrijetijdsbestedingen, hobby’s en interesses;
• enige andere gegevens die u op uw CV of in uw motivatiebrief zou vermelden (bijvoorbeeld uw foto) of die u ons later in het kader van het selectieproces spontaan zou bezorgen;
• de feedback van onze medewerkers over uw sollicitaties, inclusief beoordeling van persoonlijkheid;
• gegevens over het al dan niet beschikken over een arbeids- en verblijfsvergunning waar van toepassing;
• financiële informatie zoals uw eventuele verwachtingen inzake verloning;
• gegevens waartoe we wettelijk verplicht zouden zijn om deze te verwerken.

Het ons verstrekken van uw persoonsgegevens is een noodzakelijke voorwaarde om uw sollicitatie te kunnen beoordelen met het oog op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst.
Wij verwerken geen zgn. bijzondere categorieën van persoonsgegevens (“bijzonder categorieën van persoonsgegevens” zijn persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en genetische gegevens, biometrische gegevens die verwerkt worden met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid).

Indien uw sollicitatie tot aanwerving leidt, kunnen bijkomende persoonsgegevens verwerkt worden ter voorbereiding van de afsluiting van uw arbeidsovereenkomst, zoals informatie die nodig is voor het afsluiten van verzekeringen. Op dat ogenblik kunnen die gegevens ook worden gedeeld met de desbetreffende dienstverleners (zoals verzekeraars).

6. Worden uw gegevens doorgegeven aan derde landen?

Onder de wetgeving inzake bescherming van persoonsgegevens zijn zgn. “derde landen” landen buiten de Europees Economische Ruimte (“EER”). De EER omvat alle landen van de EU en Noorwegen, Liechtenstein en IJsland. Doorgifte van persoonsgegevens naar derde landen is slechts onder bepaalde voorwaarden mogelijk, zoals bijvoorbeeld wanneer een dienstverlener in de Verenigde Staten Privacy Shield gecertificeerd is.

Kia geeft uw gegevens niet door naar derde landen, behoudens dat de recruitment dienstverlener HireHive (zie vraag 4) voor communicatie binnen het HireHive platform gebruik maakt van dienstverleners in de Verenigde Staten die evenwel Privacy Shield gecertificeerd zijn.

7. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Kia bewaart uw persoonsgegevens zo lang als nodig voor de in deze kennisgeving aangehaalde doelstellingen.

Na afloop van een sollicitatieprocedure die niet uitmondt in een tewerkstelling, zal Kia uw persoonsgegevens niet langer bewaren, tenzij indien u er toestemming voor heeft gegeven om uw persoonsgegevens nog te bewaren om u in de toekomst nog te contacteren voor eventuele andere jobs bij Kia die u zouden kunnen interesseren en om, indien u zelf voor andere jobs zou solliciteren bij ons, te beschikken over de informatie uit eerdere selectieprocedures. In elk geval zullen uw persoonsgegevens niet langer worden bewaard 1 jaar na het einde van de laatste selectieprocedure die u bij ons heeft doorlopen.

Indien uw sollicitatieprocedure evenwel resulteert in een tewerkstelling bij Kia, zal Kia uw persoonsgegevens verder bewaren conform de criteria die worden meegedeeld in het kader van het afsluiten van de arbeidsovereenkomst.

8. Maken wij gebruik van geautomatiseerde besluitvorming?
Onder de AVG heeft u het recht niet te worden onderworpen aan beslissingen die uitsluitend worden gebaseerd op een geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, wanneer aan die beslissingen voor u rechtsgevolgen zijn verbonden of die beslissingen u anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

In het kader van de selectieprocedure en de beslissing om al dan niet aan te werven maakt Kia géén gebruik van dergelijke geautomatiseerde besluitvorming.

9. Welke maatregelen nemen wij voor een veilige verwerking?

Kia neemt de passende en redelijke technische en organisatorische maatregelen om, in het licht van de mogelijke risico’s, een passend beveiligingsniveau te waarborgen voor het bewaren van de integriteit, confidentialiteit en beschikbaarheid van uw persoonsgegevens. De toegang tot de persoonsgegevens wordt beperkt en dit op een “need to know” basis. De personeelsleden van Kia ontvangen opleidingen omtrent de regelgeving inzake verwerking van persoonsgegevens en zijn verplicht deze na te leven. Papieren dossiers inzake sollicitanten worden bewaard in een afgesloten kantoor van het HR departement waar enkel de HR officer en HR manager toegang toe hebben.

De derden dienstverleners waar wij een beroep op doen hebben ook de wettelijke en contractuele verplichting om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of ongeoorloofde verwerkingen.

10. Wat zijn uw rechten waarop u zich kan beroepen in het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens?

U kunt ons op elk ogenblik contacteren met vragen of opmerkingen inzake de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van een sollicitatieproces. Daarnaast heeft u conform de AVG:

• het recht om ons te verzoeken om inzage van en rectificatie of wissing van de persoonsgegevens die wij over u verwerken;
• het recht om ons te verzoeken om over te gaan tot beperking van de u betreffende verwerking, alsmede het recht tegen de verwerking bezwaar te maken;
• het recht om ons te verzoeken om de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen om deze over te maken aan een andere verwerkingsverantwoordelijke (zgn. “recht op gegevensoverdraagbaarheid”);
• het recht om, wat verwerkingen betreft die eventueel zouden zijn gebaseerd op uw toestemming, te allen tijde deze toestemming in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan;
• het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.
11. Wijzigingen

Deze Kennisgeving inzake Verwerking van Persoonsgegevens voor Sollicitanten kan nu en dan aangepast worden wanneer onze processen wijzigen of wanneer wij dit moeten doen omwille van de van toepassing zijnde regelgeving.

 

Laatste update : 29.04.2019