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La protection de vos données à caractère personnel nous tient à cœur. A la lumière de la nouvelle réglementation européenne concernant la protection des données à caractère personnel (appelée « Règlement général relatif à la protection des données », également connue sous l’abréviation « RGPD »), nous souhaitons par la présente vous tenir informé de la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel lorsque vous faites usage des sites web, applications et pages sur les réseaux sociaux de Kia Motors en Belgique. Nous restons à votre disposition pour toutes questions ou commentaires.

  1. Qui est responsable pour le traitement de vos données à caractère personnel ?
  2. 1.1. Kia Motors Belgium S.A., ayant son siège social à 1140 Evere, Rue Colonel Bourg 109, RPM Bruxelles, dont le numéro BCE est : 0477.443.106 (ci-après « KMB », « notre/nos » ou « nous ») est le responsable du traitement pour le traitement de vos données à caractère personnel via les sites web belges de Kia, les applications et les plateformes de réseaux sociaux sur lesquelles nous sommes présents, en ce compris l’application « MyKia ».

    1.2. Le DPO (“Data Protection Officer” ou “Délégué à la protection des données”) de KMB peut être joint par courrier à l’adresse mentionnée ci-dessus ou par e-mail à l’adresse privacy@kia.be.

  3. Dans quels buts et sur base de quel fondement légal vos données à caractère personnel sont-elles traitées ?
  4. 2.1. KMB traite les données à caractère personnel des sites web et applications belges de Kia, en ce compris les plateformes de réseaux sociaux sur lesquelles nous sommes présents, pour les finalités suivantes :

    • afin de répondre aux questions et remarques que vous nous faites parvenir et en assurer le suivi, en ce compris le renvoi éventuel vers l’un de nos concessionnaires ou réparateurs Kia. Il peut s’agir de répondre à (i) des demandes d’effectuer un essai, (ii) des demandes de brochures et de listes de prix, (iii) des demandes de réception d’une offre, (iv) des demandes d’être mis en contact avec un concessionnaire ou réparateur Kia, par exemple parce que vous êtes intéressé par un véhicule d’occasion offert par ledit concessionnaire, (v) des demandes d’inscriptions aux newsletters, et (vi) des questions et remarques générales que vous nous faites parvenir via notre formulaire de contact en ligne ou de toute autre manière via nos sites web, application et pages sur les réseaux sociaux. Ce traitement est fondé sur la nécessité d’exécuter le contrat auquel vous êtes partie, ou la nécessité de prendre, à votre demande, des mesures dans le but de conclure un contrat, ainsi que sur notre intérêt légitime de répondre à vos questions et commentaires ;
    • l’examen, l’analyse et l’amélioration du fonctionnement des sites web et applications, et l’optimalisation des services aux clients et de la prestation de services en général ;
    • la lutte contre la fraude et les infractions, et la gestion des contestations et litiges, en ce compris l’intervention contre les déclarations sur les réseaux sociaux qui seraient dénigrantes, discriminatoires ou injurieuses, ou contraires de quelconque manière au droit en vigueur. Ce traitement est fondé sur notre intérêt légitime en tant que responsable des sites web, applications et pages de réseaux sociaux sur lesquelles nous sommes actifs et en tant qu’importateur de véhicules Kia en Belgique, de détecter et de réprimer les cas de fraude et d’infractions, ainsi que les cas de déclarations inacceptables ou illégales, de sécuriser nos systèmes IT et d’intenter des actions judiciaires ;
    • les analyses éventuelles dans le cadre d’une réorganisation d’entreprise ou d’acquisitions. Ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime de KMB et des parties impliquées dans les opérations envisagées de mener lesdites opérations à bien ;
    • le respect des obligations légales auxquelles nous serions soumis.

    2.2. En tant que propriétaire d’un véhicule Kia enregistré en Belgique, vous pouvez vous inscrire sur la plateforme “MyKia” (via le site web ou via l’app).  Lorsque vous vous inscrivez sur la plateforme « MyKia », nous traitons également vos données à caractère personnel, en plus des finalités décrites au point 2.1, afin de :

    • vous inscrire sur la plateforme en ligne “MyKia”, qui vous permet (i) d’être tenu au courant des entretiens, inspections et campagnes de services à venir pour votre véhicule, également via des notifications que nous vous envoyons, (ii) de bénéficier d’offres personnalisées sur mesure pour votre véhicule, (iii) de prendre aisément rendez-vous chez votre concessionnaire Kia, (iv) de consulter les informations utiles concernant votre véhicule, telles que l’historique des entretiens, les spécifications techniques et des conseils d’utilisation utiles, et (v) de participer à des actions de Kia pour les propriétaires de véhicules Kia. Ce traitement est fondé sur la nécessité d’exécuter le contrat auquel vous êtes partie, ou la nécessité de prendre à votre demande des mesures dans le but de conclure un contrat, ainsi que sur notre intérêt légitime de vous fournir des informations sur la plateforme « MyKia » et de répondre à vos questions et commentaires sur cette plateforme.

    2.3. Nous utilisons uniquement vos données à caractère personnel pour du marketing direct (dans le but de vous contacter avec des informations et de la publicité concernant des produits et services du groupe Kia Motors, et de vous envoyer des offres qui correspondent à vos intérêts – telles que des invitations à des évènements, des lancements de nouveaux modèles, des offres spéciales chez KMB et/ou chez un concessionnaire Kia – ou de vous envoyer des offres concernant votre contrat de leasing ou de financement), lorsque vous avez donné votre autorisation à cet égard (par exemple lorsque vous avez coché la case prévue à cet effet quand vous réservez un essai voiture ou lorsque vous avez donné votre autorisation via votre concessionnaire Kia dans le cadre d’une commande ou d’un autre contact avec votre concessionnaire Kia), sauf dans les cas où la réglementation ne requiert pas d’autorisation.

  5. Quelles catégories de données à caractère personnel traitons-nous?
  6. 3.1. KMB traite, pour les finalités reprises ci-dessus, les catégories suivantes de données à caractère personnel :

    • vos données d’identification personnelles telles que vos nom et prénom, adresse, adresse e-mail, téléphone (en ce compris GSM), et caractéristiques personnelles (âge, sexe, date de naissance) et langue ;
    • le nom et les données d’identification de votre entreprise et votre fonction au sein de celle-ci, ainsi que vos données de contact professionnelles, si vous nous communiquez celles-ci lorsque vous agissez au nom de votre entreprise ;
    • votre préférence de concessionnaire et/ou de réparateur lorsque vous avez précisé celle-ci ;
    • votre préférence et vos intérêts en matière de types de voitures et/ou d’accessoires lorsque vous êtes en contact avec nous en vue d’acheter une voiture et/ou des accessoires, ainsi que les données concernant votre voiture actuelle, lorsque vous nous communiquez celles-ci ;
    • les mots de passe et identifiants que vous utilisez pour l’identification dans certaines parties de nos sites web ;
    • vos préférences concernant l’utilisation du site web (voir notre « politique de cookies » voir http://www.kia.com/be/fr/cookies/) ;
    • les adresses IP ;
    • les informations concernant des contestations et litiges ;
    • les autres données que vous nous communiquez spontanément, par exemple (i) lorsque vous nous posez des questions par e-mail, ou (ii) les données que nous recevons via le formulaire de contact ou via l’un des autres formulaires sur notre site web par lequel vous pouvez prendre contact avec nous, comme le formulaire en ligne pour réserver un essai voiture ou pour obtenir d’autres informations telles que des informations concernant un véhicule d’occasion proposé par l’un de nos concessionnaires, ou (iii) les données que vous nous communiquez lorsque vous nous contactez par téléphone via les numéros de téléphone repris sur notre site web ou lorsque vous nous demandez de vous appeler ;
    • les données que vous nous communiquez spontanément lorsque vous entrez en contact avec nous via les réseaux sociaux ;
    • les données que nous serions légalement tenus de traiter.

    Seules les données à caractère personnel qui sont nécessaires aux finalités concernées sont traitées à cette fin.

    Le fait de nous fournir les données à caractère personnel pertinentes est volontaire, mais il s’agit d’une condition nécessaire pour que nous puissions apporter une réponse à une demande d’information de votre part et pour que nous puissions en assurer le suivi.

    3.2. Lorsque vous vous inscrivez sur “MyKia”, nous traitons, en plus des données à caractère personnel mentionnées ci-dessus, également le numéro de châssis de votre voiture Kia, ainsi que des informations complémentaires concernant votre véhicule comme l’historique des entretiens, les inspections, les informations au sujet d’éventuelles procédures de rappel ou au sujet de mises à jour effectuées ou à effectuer (gratuitement) sur votre véhicule, et toutes éventuelles dates importantes futures telles que la date d’un prochain entretien prévu. Nous communiquer le numéro de châssis de votre voiture est nécessaire afin de vous enregistrer sur la plateforme « MyKia », qui est réservée aux propriétaires d’un véhicule Kia. En ce qui concerne les autres informations, nous devons les traiter afin de pouvoir vous proposer les fonctionnalités de « MyKia ».

  7. Qui a accès à vos données à caractère personnel ?
  8. 4.1. Seuls les travailleurs, collaborateurs et dirigeants de KMB ont accès à vos données à caractère personnel dans la mesure nécessaire aux finalités mentionnées ci-dessus.

    4.2. Nous faisons également appel à des prestataires de services qui traitent vos données pour notre compte comme des sociétés du groupe/affiliées, mais aussi des prestataires de services externes tels que le prestataire de service qui héberge le site web, le prestataire de service qui traite pour notre compte les informations que vous insérez dans les formulaires en ligne, ou le call center qui vous rappelle pour notre compte si vous en avez fait la demande. Les prestataires de services peuvent uniquement utiliser les données à caractère personnel dans la mesure nécessaire aux finalités définies ci-dessus. Ces prestataires de services ont l’obligation légale et contractuelle de prendre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données à caractère personnel contre la perte ou les traitements non autorisés.

    4.3. Nous pouvons également transmettre vos données à caractère personnel à des concessionnaires et réparateurs Kia agréés lorsque cela est nécessaire pour les finalités définies ci-dessus. Nous pouvons ainsi vous mettre en contact avec un concessionnaire Kia, et nous transmettrons vos données à caractère personnel au concessionnaire concerné, lorsque vous souhaitez faire un essai ou lorsque vous êtes intéressé par un véhicule d’occasion proposé par ce concessionnaire, et nous vous mettrons en contact avec un réparateur lorsque vous cherchez un réparateur près de chez vous.  KMB a conclu un contrat avec ses concessionnaires et réparateurs afin de s’assurer qu’ils utilisent également vos données à caractère personnel de manière sûre et confidentielle.

    4.4. Enfin, nous pouvons aussi partager vos données à caractère personnel avec des tiers qui, dans le cas de réorganisations ou acquisitions d’entreprises éventuelles, sont des parties impliquées dans ces opérations, mais uniquement en vue de l’évaluation et de l’exécution de celles-ci, et en général nous pouvons communiquer vos données à des conseillers et avocats dans le cadre (de demandes) d’avis, de contestations ou de litiges. 

    4.5. Nous ne transmettons pas vos données à d’autres tiers sans votre consentement, sauf si nous y sommes légalement tenus soit sur la base d’une ordonnance judiciaire ou administrative, soit sur instruction d’une autorité ou instance compétente à cet égard.

    4.6. Nos site web, applications et pages sur les réseaux sociaux peuvent contenir des liens ou des références vers d’autres sites, pour information ou pour votre facilité d’utilisation. Nous ne sommes pas responsables du contenu de ces sites ou du traitement de vos données à caractère personnel par ces sites, en ce compris par les plateformes de réseaux sociaux sur lesquelles nous sommes actifs. Nous renvoyons à cet égard aux règles et politiques relatives à la vie privée des sites et plateformes de réseaux sociaux concernés.

  9. Vos données à caractère personnel sont-elles transférées hors de l’UE ?
  10. Vos données à caractère personnel ne sont en principe pas transférées hors de l’UE.
    Lorsque vous êtes déjà propriétaire d’un véhicule Kia, vos données, en particulier le numéro de châssis de votre véhicule, ainsi que les informations techniques et l’historique (des entretiens) de votre véhicule, peuvent aussi être communiquées par KMB au constructeur de votre véhicule, KIA Motors Corporation, 231, Yangjae-dong, Seocho-gu, Seoul, 137 938, en Corée du Sud, dans le cadre de la gestion de la garantie sur votre véhicule et de la fourniture d’éventuelles prestations de service techniques ainsi que pour se conformer à des obligations de monitoring des produits et à des fins de sécurité des produits, de sécurité routière et de développement et d’amélioration des produits Kia.

  11. Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées ?
  12. KMB conserve vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour les finalités mentionnées dans la présente notification.
    Cela signifie que ces données sont conservées (i) afin de répondre et d’assurer le suivi des questions que vous nous posez via notre site web : jusqu’à 12 mois après que votre demande ait été traitée ou, si une relation commerciale en découle, aussi longtemps que cette relation est en cours, (ii) lorsque vous vous inscrivez pour recevoir des lettres d’information : jusqu’à ce que vous ne le souhaitiez plus, (iii) pour « MyKia » : aussi longtemps que vous ne vous êtes pas désinscrit de « MyKia », (iv) pour la lutte contre la fraude et les infractions et la gestion des litiges : aussi longtemps que la contestation est en cours, (v) pour l’utilisation dans le cadre de réorganisations ou acquisitions d’entreprise : aussi longtemps que notre relation commerciale est en cours, (vi) pour le marketing direct : aussi longtemps qu’indiqué dans les informations qui vous sont transmises lorsque vous donnez votre consentement et (vi) pour se conformer aux autres dispositions légales : aussi longtemps qu’exigé par la loi.
    En toute hypothèse, nous supprimons vos données à caractère personnel 5 ans après notre dernier contact, sauf dans les cas où nous devons conserver celles-ci plus longtemps en raison d’une obligation légale, d’un litige pendant, ou pour la sécurité des produits.

  13. Faisons-nous usage de prises de décisions automatisées ?
  14. L'article 22 du RGPD prévoit que les individus ont le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques les concernant ou les affectant de manière significative de façon similaire.
    KMB n'utilise pas ce type de prise de décision automatisée.

  15. 8. Quelles mesures prenons-nous pour un traitement sécurisé ?
  16. 8.1. KMB prend les mesures techniques et organisationnelles raisonnables et appropriées pour assurer, à la lumière des risques potentiels, un niveau de sécurité approprié afin de maintenir l'intégrité, la confidentialité et la disponibilité de vos données à caractère personnel. 

    8.2. Les prestataires de services tiers auxquels nous faisons appel ont également l'obligation légale et contractuelle de prendre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre la perte ou le traitement non autorisé.

  17. Quels sont vos droits en vertu du RGPD ?
  18. En vertu du RGPD, vous avez :

    • le droit de nous demander d'avoir accès, de rectifier ou d’effacer les données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet (ce que, en tant que propriétaire d'un véhicule Kia, vous pouvez facilement faire en accédant à "MyKia" si vous vous êtes inscrit);
    • le droit de nous demander de limiter le traitement qui vous concerne, ainsi que le droit de vous opposer à ce traitement;
    • le droit de nous demander d'obtenir les données à caractère personnel que vous nous avez founies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, afin de les transmettre à un autre responsable du traitement (il s’agit du « droit à la portabilité des données»);
    • le droit, en ce qui concerne les traitements qui seraient basés sur votre consentement, de retirer ce consentement à tout moment, sans que cela n’affecte la légalité du traitement sur la base du consentement avant son retrait;
    • le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de surveillance.

    Certains de ces droits ne peuvent être exercés que dans les conditions et limites fixées par le RGPD. Dans tous les cas, vous avez toujours le droit absolu de vous opposer à la poursuite de l'utilisation de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct.

  19. Modifications
  20. KMB se réserve le droit d'apporter des modifications au présent Règlement relatif à la vie privée si cela s’avèrerait nécessaire à la lumière des modifications législatives ou des directives de l'autorité de surveillance compétente, ainsi que si nos processus en matière de traitement des données devaient connaître des modifications.  Les modifications seront toujours communiquées via notre site web www.kia.com.  Nous vous recommandons donc de visiter régulièrement notre site web afin de vous tenir informé de tout changement éventuel.